Materi 1
ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
1. Formasi Pegawai
Prinsip-prinsip penyusunan formasi
A. Jenis Pekerjaan
Adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan
organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya pekerjaan pengetikan,
pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain.
B. Sifat Pekerjaan
Adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi, yaitu sifat
pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. Ada
pekerjaan-pekerjaan yang cukup dilaksanakan selama jam kerja saja, misalnya
pekerjaan tata usaha, tetapi ada pula pekerjaan yang harus dilakukan selama 24
jam penuh, misalnya pemadam kebakaran, tenaga medis dan para medis di rumah
sakit pemerintah.
C. Perkiraan Beban Kerja
Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka
waktu tertentu.
D. Perkiraan Kapasitas Pegawai
Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis
pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja dan perkiraan
kapasitas kerja diperlukan untuk masing-masing jenis pekerjaan.
E. Jenjang dan Jumlah Jabatan
serta Pangkat
Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu organisasi harus
ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per unit
organisasi. Penentuan susunan pangkat merupakan satu syarat mutlak untuk
dipelihara dengan baik dalam suatu organisasi.
F. Analisis Jabatan
Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan
mengorganisasikan informasi tentang jabatan.
G. Prinsip pelaksanaan pekerjaan
Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam menentukan
formasi pegawai. Misalnya, apabila pekerjaan membersihkan ruangan atau merawat
pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan,
maka harus diangkat pegawai untuk pekerjaan- pekerjaan itu, akan tetapi kalau
pekerjaan membersihkan ruangan dan merawat pekarangan diborongkan kepada pihak
ketiga, maka tidak perlu mengangkat pegawai untuk pekerjaan itu.
H. Peralatan yang tersedia
Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam
menyelesaikan pekerjaan sesuai tugas pokok akan mempengaruhi jumlah dan mutu
pegawai yang diperlukan. Pada umumnya makin tinggi mutu peralatan kerja yang
ada dan tersedia dalam jumlah yang memadai akan mengurangi jumlah pegawai yang
diperlukan.
I. Kemampuan Keuangan
Negara/ Daerah
Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang selalu harus
diperhatikan dalam penentuan formasi Pegawai NegeriSipil. Walaupun penyusunan
formasi telah sejauh mungkin ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan pegawai
seperti diuraikan terdahulu, akan tetapi apabila kemampuan keuangan negara
masih terbatas, maka penyusunan formasi tetap harus didasarkan kemampuan
keuangan negara yang tersedia. Meskipun formasi telah disusun secara rasional
berdasarkan hasil analisis jabatan dan analisis kebutuhan, realisasinya tetap
disesuaikan dengan kemampuan anggaran yang tersedia.
Formasi
kepegawaian, pengadaan pegawai, cara penganan , dan pemeliharaan dokumen
administrasi kepegawaian
A.
Formasi
Kepegawaian
Formasi
adalah Jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan suatu
satuan organisasi ditetapkan dalam suatu formasi untuk jangka waktu tertentu
berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang harus dilaksanakan, dengan tujuan
agar unit organisasi itu mampu melaksanakan tugasnya secara berdaya guna,
berhasil guna dan berkelangsungan. Organisasi adalah alat untuk mencapai
tujuan, oleh karena itu organisasi harus selalu disesuaikan dengan perkembangan
tugas pokoknya.
Agar
satuan-satuan organisasi mempunyai jumlah, susunan pangkat dan mutu Pegawai
Negeri Sipil yang cukup sesuai dengan jenis, sifat dan besarnya beban tugas,
maka ditetapkan formasi Pegawai Negeri Sipil
Dasar
hukum
a. Undang
Undang Nomor 8 tahun 1974 Tentang Pokok Pokok Kepegawaian sebagaimana telah
diubah dengan Undang Undang Nomor 43 Tahun 1999
b. Peraturan
Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 Tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil Juncto
Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 .
c. Keputusan
Kepala BKN Nomor 09 Tahun 2001 Tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan
Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 Tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil
B.
Pengadaan
Pegawai
Diperlukan
waktu : 3 bulan (Sejak Pengumuman)
Definisi
Pengadaan Pegawai :
Kegiatan
untuk mengisi formasi yang lowong. Pada umumnya formasi yang lowong disebabkan
adanya PNS yang berhenti, pensiun, meninggal dunia atau adanya perluasan
organisasi yang kemudian ditetapkan dalam keputusan Menteri yang bertanggung
jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara. Pengadaan pegawai disusun
berdasarkan kebutuhan, baik dalam arti jumlah maupun kompetensi jabatan yang
diperlukan dan setiap WNI mempunyai kesempatan yang sama tanpa membedakan jenis
kelamin, suku, agama, ras, golongan atau daerah untuk melamar menjadi CPNS
setelah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan.
Persyaratan dan kelengkapan berkas yang
harus dipenuhi pelamar :
1. Warga
Negara Indonesia
2. Berusia
serendah-rendahnya 18 tahun dan setinggi-tingginya 35 tahun pada saat diangkat
sebagai CPNS,
Catatan
:
Pengangkatan
sebagai CPNS dapat dilakukan bagi mereka yang melebihi usia 35 tahun khususnya
bagi Tenaga Honorer yang telah mengabdi pada Pemerintah Daerah/Pemerintah Pusat
secara terus menerus, persyaratannya mengacu pada Peraturan Pemerintah yang
berlaku.
3. Mengajukan
surat lamaran yang ditulis dengan tangan sendiri dalam kertas bermaterai Rp.
6.000,- (sesuai dengan ketentuan) dan ditujukan kepada Pejabat Pembina
Kepegawaian dengan melampirkan :
a. Sehat
jasmani dan rohani serta tidak mengkonsumsi/menggunakan narkotika,
psikotropika, precursor dan zat adiktif lainnya yang dibuktikan dengan surat
asli Surat Keterangan Kesehatan dari dokter Pemerintah;
b. Berkelakuan
baik yang dibuktikan dengan asli Surat Keterangan Kelakuan Baik dari Kepolisian
setempat;
c. Tingkat
pendidikan sesuai dengan yang dipersyaratkan yang dibuktikan dengan fotocopy
ijazah terakhir yang telah disahkan oleh Pejabat yang berwenang;
d. Telah
terdaftar sebagai pencari kerja yang dibuktikan dengan Kartu tanda pencari
kerja dari Departemen/Dinas Tenaga Kerja setempat;
e. Identitas
diri yang dibuktikan dengan pasfoto hitam putih ukuran 3 x 4 sebanyak 5 lembar;
f. Melampirkan
daftar riwayat hidup sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
g. Melampirkan
surat pernyataan tentang :
Tidak pernah dihukum penjara atau kurungan berdasarkan
putusan pengadilan yang sudah mempunyai kekuatan hukum yang tetap, karena
melakukan suatu tindak pidana kejahatan tidak pernah diberhentikan dengan
hormat tidak atas permintaan sendiri atau tidak dengan hormat sebagai Pegawai
Negeri atau diberhentikan tidak dengan hormat sebagai Pegawai Swasta tidak
berkedudukan sebagai Calon/Pegawai Negeri bersedia ditempatkan diseluruh
wilayah Republik Indonesia atau Negara lain yang ditentukan Pemerintah tidak
menjadi anggota/pengurus partai politik.
Catatan
:
Bagi
yang sebelumnya telah menjadi pengurus dan/atau anggota partai politik harus
melampirkan surat pernyataan telah melepaskan keanggotaan dan/atau kepengurusan
dari partai politik yang diketahui oleh pengurus partai politik yang
bersangkutan.
h. Bagi
yang telah mempunyai pengalaman bekerja melampirkan fotocopy sah surat
pengalaman kerja. Khusus bagi tenaga honorer harus melampirkan fotocopy Surat
Keputusan pengangkatan sebagai tenaga honorer yang disyahkan oleh Pejabat yang
berwenang dan surat keterangan yang menyatakan bahwa yang bersangkutan masih melaksanakan
tugasnya pada Instansi Pemerintah serta melampirkan bukti penerimaan gaji dan
daftar hadir selama 2 tahun terakhir pada Instansi dimana yang bersangkutan
melaksanakan tugas.
i.
Syarat lain yang ditentukan dalam persyaratan
jabatan.
Pelamar
yang memenuhi syarat administrative akan mengikuti ujian penyaringan yang
diselenggarakan panitia penyelenggara yang dibentuk oleh Pejabat Pembina
Kepegawaian. Pelamar yang dinyatakan lulus ujian penyaringan akan diusulkan ke
BKN untuk mendapatkan persetujuan penetapan NIP.
Cara Penanganan Dokumen Administrasi
Kepegawaian
Penanganan
dokumen administrasi kepegawaian dapat dilakukan dengan cara, sebagai berikut :
1) Menghimpun
: Menghimpun adalah kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang diperlukan untuk keperluan tertentu yang sebelumnya masih belum
diklasifikasikan penghimpunannya.
2) Mencatat
: mencatat adalah kegiatan membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada
dokumen yang masih dianggap penting, dengan tujuan agar tulisan dapat dibaca, dikirim,
dan disimpan.
3) Mengolah
: mengolah yakni mencakup macam - macam kegiatan yang dilakukan dengan cara
mengolah berbagai keterangan yang ada dengan tujuan untuk menyajikan maksud
yang lebih bermanfaat.
4) Menggandakan
: menggandakan adalah kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara tertentu
sebanyak jumlah tertentu sesuai yang diinginkan.
5) Mengirim
: mengirim merupakan bentuk kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan
menggunakan alat dan perantara.
6) Menyimpan
: menyimpan adalah kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat
tertentu, dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa
digunakan suatu saat nanti ketika diperlukan.
A.
Pemeliharaan
Dokumen Administrasi Kepegawaian
Sedangkan
untuk memelihara dokumen pada administrasi kepegawaian, dapat dilakukan dengan
beberapa cara, tergantung pada bentuk dokumen yang dikelola. Bentuk dokumen
tersebut dapat berupa data fisik maupun data digita.
1. Data
Fisik
Untuk
penyimpanan dokumen berupa fisik artinya penyimpanan dokumen atau file tersebut
berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik
ini biasanya disebut sebagai bentuk arsip, yaitu menyimpan secara langsung
dokumen ditempat yang telah ditentukan dengan diberi label tertentu.
2. Data
Digital
Pada
penyimpanan dokumen berupa data digital, hal ini merupakan penyimpanan dokumen
atau file berupa data komputer atau hasil scanning dari file data fisik.
Terdapat
beberapa kelebihan dari penyimpanan dengan sistem data digital yang menjadi
pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan. Kelebihan penyimpanan
sistem data digital yakni :
1) Sistem
data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali
dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan sistem data digital ini
karena sebagian proses pengolahan data dapat dilakukan oleh sistem komputer.
2) Ruang
tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat. Ini karena
data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan juga dalam bentuk
Compact Disk. Berbeda dengan data konvensional yang bila semakin ditambah
datanya maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.
3) Data
digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan pada
setiap saat sesuai kebutuhan. Apabila terjadi kerusakan data maka data pada
back-up yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Sedangkan jika pada
data konvensional, apabila dilakukan back-up data akan berakibat penambahan
ruang tempat penyimpanan data.
4) Data
digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada proses
manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem.
5) Sistem
data digital akan memberikan kemudahan akses terhadap data. Penggunaannya
sangat fleksible dan distribusi data digital juga lebih mudah ketika
diperlukan.
Faktor-faktor
penyusunan Formasi pegawai
Faktor
yang mempengaruhi penempatan formasi diatur dalam pasal 2 peraturan pemerintah
nomor 5 tahun 1976 yang menyatakan bahwa formasi untuk masing-masing satuan
organisasi Negara disusun berdasarkan:
a. Jenis
pekerjaan
Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan
yang harus dilakukan oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas
pokoknya misalnya pengetikan pemeliharaan arsip, penelitian, dan lain-lain.
b. Sifat
Pekerjaan
Sifat pekerjaan yang mempengaruhi penetapan
formasi lamanya waktu yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan itu.
Sebagaimana diketahui pekerjaan pada umumnya dapat dilakukan selama 24 jam
terus menerus memerlukan pegawai yang lebih banyak.
c. Perkiraan
beban kerja dan kemampuan Pegawai Negeri sipil dalam jangka waktu tertentu Yang
dimaksud dengan beban kerja adalah frekwensi rata-rata, masing-masing jenis
pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja masing-masing
satuan organisasi dapat dilakukan berdasarkan perhitungan/pengalaman. Misalnya
perkiraan beban kerja pengetikan dan pengangendaan dapat didasarkan jumlah dan
jenis perkara yang terjadi pada waktu dan daerah tertentu. Apabila sudah dapat
diperkirakan beban kerja masing-masing satuan organisasi, untuk menentukan
jumlah pegawai yang diperlukan ditetapkan perkiraan kapasitas seseorang Pegawai
Negeri.
d. Prinsip
Pelaksanaan Tugas
Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat
berpengaruh dalam menentukan formasi, misalnya apabila ditentukan bahwa
membersihkan ruangan dan merawat pekerjaaan harus dikerjakan oleh satuan
organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk menjalankan
pekerjaan itu.
e. Jenjang
dan jumlah pangkat pekerjaan yang tersedia, jenjang jumlah dan jabatan yang
tersedia dalam masing-masing satu organisasi harus selalu diperhatikan dalam
menentukan formasi, sehingga dengan demikian dapat dipelihara piramida
kepangkatan dan jabatan yang sehat.
f. Peralatan
yang tersedia
Peralatan yang tersedia diperkirakan akan
tersedia dalam melaksanakan tugas pokok mempengaruhi penentuan jumlah pegawai
yang diperlukan.
g. kemampuan
keuangan negara
dalam menetapkan formasi, faktor kemampuan keuangan
negaraadalah faktor penting yang harus selalu diperhatikan.
Analisis kebutuhan
pegawai
Kebutuhan
pegawai baik di perusahaan swasta maupun di lingkungan Dinas Pemerintahan akan
selalu bertambah seiring berkembangnya institusi yang menaungi. Perkembangan
perusahaan/institusi ini tak pelak membutuhkan pegawai baru yang mengisi unit
bagian yang semakin banyak. Untuk merekrut pegawai baru, ada beberapa hal yang
harus dicermati mengenai analisis analisis kebutuhan pegawai.
Analisis
kebutuhan pegawai merupakan dasar bagi penyusunan formasi. Analisis kebutuhan
pegawai adalah suatu proses perhitungan secara logis dan teratur dari segala
dasar-dasar/faktor-faktor yang ditentukan untuk dapat menentukan jumlah dan
susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan oleh suatu satuan
organisasi negara untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna,
berhasil guna dan berkelanjutan Analisis kebutuhan dilakukan berdasarkan:
a.
Jenis
Pekerjaan
Jenis
pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan
organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya pekerjaan pengetikan,
pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain.
b.
Sifat
Pekerjaan
Sifat
pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi, yaitu
sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan
itu. Ada pekerjaan-pekerjaan yang cukup dilaksanakan selama jam kerja saja,
misalnya pekerjaan tata usaha, tetapi ada pula pekerjaan yang hams dilakukan
selama 24 jam penuh, misalnya pemadam kebakaran, tenaga medis dan para medis di
rumahrumah sakit pemerintah.
c.
Perkiraan
Beban Kerja
Adalah
frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu
tertentu.
d.
Perkiraan
Kapasitas Pegawai
Adalah
kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan
dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja dan prakiraan kapasitas
kerja diperlukan untuk masing-masing jenis pekerjaan.
e.
Jenjang
dan Jumlah Jabatan serta Pangkat,
Penentuan
jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu organisasi harus ditinjau dari
sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per unit organisasi. Penentuan
susunan pangkat merupakan satu syarat mutlak untuk dipelihara dengan baik dalam
suatu organisasi.
f.
Analisis
Jabatan
Analisis
kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk mengetahui
secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh suatu unit
organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasilguna,
dan berkesinambungan. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan,
menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan.
g.
Prinsip
pelaksanaan pekerjaan
Prinsip
pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam menentukan formasi
pegawai. Misalnya, apabila pekerjaan membersihkan ruangan atau merawat
pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan,
maka harus diangkat pegawai untuk pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi kalau
pekerjaan membersihkan ruangan dan merawat pekarangan diborongkan kepada pihak
ketiga, maka tidak perlu mengangkat pegawai untuk pekerjaan itu.
h.
Peralatan
yang tersedia
Peralatan
yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam menyelesaikan
pekerjaan sesuai tugas pokok akan mempengaruhi jumlah dan mutu pegawai yang
diperlukan. Pada umumnya makin tinggi mutu peralatan kerja yang ada dan
tersedia dalam jumlah yang memadai akan mengurangi jumlah pegawai yang
diperlukan.
i.
Kemampuan
Keuangan Negara/ Daerah
Faktor
kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang selalu harus diperhatikan
dalam penentuan formasi Pegawai NegeriSipil. Walaupun penyusunan formasi telah
sejauh mungkin ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan pegawai seperti
diuraikan terdahulu, akan tetapi apabila kemampuan keuangan negara masih
terbatas, maka penyusunan formasi tetap harus didasarkan kemampuan keuangan
negara yang tersedia. Meskipun formasi telah disusun secara rasional
berdasarkan hasil analisis jabatan dan analisis kebutuhan, realisasinya tetap
disesuaikan dengan kemampuan anggaran yang tersedia.
Sistem administrasi kepegawaian
Administrasi
kepegawaian merupakan suatu sistem terbuka yang terdiri dari unsur-unsur
(komponen) yang dikendalikan kearah sasaran agar mencapai hasil yang optimal.
Untuk itu sistem mendapat input berupa informasi tentang kebutuhan pegawai yang
diperlukan, keadaan pasar tenaga kerja dan lain-lain. Input diproses dalam
sistem menghasilkan output. proses yang terjadi dalam sistem adalah interaksi
unsur yang berhubungan secara seri yaitu suatu kegiatan merupakan kelanjutan
dari seri sebelumnya.
Sebagaimana
telah diuraikan diatas bahwa sistem kepegawaian memiliki pengertian lebih luas
bukan hanya berkaitan dengan sistem pengangkatan pegawai tetapi juga meliputi
perencanaan, pembinaan karier, pengendalian dan sebagainya. Secara umum kita
mengenal beberapa sistem kepegawaian sebagai berikut:
a.
Integratet
system: suatu sistem kepegawaian, dimana manajamen kepegawaian mulai dari
rekutmen, penempatan, pengembangan, penilaian sampai dengan penggajian dan
pensiun ditentukan oleh pusat.
b.
Separated
system: suatu sistem kepegawaian dimana manajamen mulai dari rekruktmen sampai
penggajian dan pensiunan dilakukan oleh
masing-masing daerah.
c.
Unified
System: suatu sistem kepegawaian dimana manajamen kepegawaian dilakukan oleh
suatu lembaga tingkat nasional yang khusus dibentuk untuk keperluan itu.
Sedangkan
sistem pengangkatan pegawai secara umum dapat dibedakan menjadi:
a.
Spolis
System
Sistem
ini pengangkatan pegawai didasarkan atas keanggotaan partai. Sistem ini yang
paling tua dan sudah banyak negara yang tidak menggunakan sistem ini, karena
kurang memperhatikan faktor kecakapan yang sangat penting bagi tercapainya
efesiensi kerja.
b.
Nepotism
System
Dalam
sistem ini pengangkatan pegawai lebih didasarkan pada keluarga, saudara dan
teman dekat.
c.
Patronage
System
Pengangkatan
pegawai atas sistem ini didasarkan atas keinginan untuk membantu pegawai
tersebut.
d.
Merit
System
Pengangkatan
pegawai atas sistem ini didasarkan atas kecakapan. Sistem ini beranggapan bahwa
Negara akan maju apabila pegawai-pegawainya terdiri atas orang-orang yang
terampil.
e.
Career system
Sistem
ini menekankan bahwa dalam pengangkatan pertama pegawai didasarkan atas
keterampilan, sedangkan dalam pengembangan lebih lanjut masa kerja pegawai
diperhitungkan dan ikut menentukan.
3. Pangkat dan Jabatan
A. Pengertian Pangkat dan Tingkat
Kepangkatan Pegawai
Pangkat adalah kedudukan yang menunjukkan tingkat seseorang PNS berdasarkan
jabatannya dalam rangkaian susunan kepegawaian dan digunakan sebagai dasar
penggajian, yang merupakan penghargaan yang diberikan atas prestasi kerja dan
pengabdian PNS terhadap Negara.
- Tingkat Kepangkatan Pegawai
Tingkat kepangkatan adalah tingkat-tingkat pada pangkat yang dimiliki oleh
para Pegawai Negeri Sipil yang secara berkala dan berjenjang akan meningkat
setiap 4 tahun sekali. Dan khusus bagi pegawai fungsional, pangkatnya dapat
naik setiap 2 tahun sekali. Nama dan susunan pangkat serta golongan ruang
Pegawai Negeri Sipil adalah:
Nomor
|
Pangkat
|
Golongan
|
Ruang
|
1
|
Juru Muda
|
I
|
a
|
2
|
Juru Muda
Tingkat I
|
I
|
b
|
3
|
Juru
|
I
|
c
|
4
|
Juru
Tingkat I
|
I
|
d
|
5
|
Pengatur
Muda
|
II
|
a
|
6
|
Pengatur
Muda Tingkat I
|
II
|
b
|
7
|
Pengatur
|
II
|
c
|
8
|
Pengatur
Tingkat I
|
II
|
d
|
9
|
Penata
Muda
|
III
|
a
|
10
|
Penata
Muda Tingkat I
|
III
|
b
|
11
|
Penata
|
III
|
c
|
12
|
Penata
Tingkat I
|
III
|
d
|
13
|
Pembina
|
IV
|
a
|
14
|
Pembina
Tingkat I
|
IV
|
b
|
15
|
Pembina
Utama Muda
|
IV
|
c
|
16
|
Pembina
Utama Madya
|
IV
|
d
|
17
|
Pembina Utama
|
IV
|
e
|
B. Fungsi Pangkat Dalam Kepegawaian
Pangkat dalam kepegawaian berfungsi untuk membedakan tingkat seorang
pegawai negeri sipil berdasarkan jabatan dalam menjalankan tugas, tanggung
jawab, wewenang , hak, dan pengkajian seorang pegawai dalam rangka susunan
pegawai.
1. Kenaikan Pangkat
Kenaikan pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas prestasi kerja dan
pengabdian Pegawai Negeri Sipil terhadap Negara, serta sebagai dorongan kepada
Pegawai Negeri Sipil untuk lebih meningkatkan prestasi kerja dan pengabdiannya.
Agar kenaikan pangkat dapat dirasakan sebagai penghargaan, maka kenaikan
pangkat harus diberikan tepat pada waktunya dan tepat
kepada orangnya.kenaikan pangkat dibagi menjadi 2 yaitu, sebagai berikut:
- Kenaikan pangkat reguler adalah penghargaan yang diberikan
kepada pegawai negeri sipil yang telah memenuhi syarat yang ditentukan tanpa
terikat pada jabatan.
- Kenaikan pangkat pilihan adalah kepercayaan dan penghargaan
yang diberikan kepada pegawai negeri sipil atas prestasinya yang tinggi.
- Kenaikan pangkat anumerta bagi yang dinyatakan tewas;
- Kenaikan pangkat pengabdian bagi yang meningal dunia mencapai
batas usia pensiun, cacat karena dinas dan tidak dapat bekerja lagi dalam semua
jabatan negeri.
a) Masa Kenaikan Pangkat
Masa kenaikan pangkat pegawai negeri sipil ditetapkan tanggal 1 April dan 1
Oktober setiap tahun, kecuali kenaikan pangkat anumerta dan kenaikan pangkat
pengabdian. Masa kerja untuk kenaikan pangkat pertama pegawai negeri sipil
dihitung sejak pengangkatan sebagai calon pegawai negeri sipil.
b) Persyaratan Kenaikan
Pangkat
- Kenaikan pangkat reguler awal:
1. Salinan/photokopi sah Kepangkat terakhir.
2. Salinan/photokopi sah SK CPNS dan SK PNS.
3. Salinan/photocopy sah Kartu Pegawai.
4. Salinan/photocopy sah STLUD/Ijazah S1, S2 bagi
yang pindah golongan ruang dari II ke III dan III ke IV.
5. Telah 4 ( empat) tahun dalam pangkat terakhir
6. fotokopi sah DP-3 dalam 2 (dua) tahun terakhir.
7. Tidak melampaui pangkat atasan langsung.
8. Belum mencapai pangkat tertinggi sesuai batas
jenjang pendidikan.
9. surat pengantar dari instansi.
- Kenaikan reguler:
- Salinan/photokopi SK CPNS
- Salinan/photokopi sah Kepangkat terakhir
- Salinan/photokopi SK PNS.Salinan/photocopy sah Kartu Pegawai.
- Salinan/photocopy sah STLUD/Ijazah S1, S2 bagi yang pindah
golongan ruang dari II ke III dan III ke IV.
- Telah 4 ( empat) tahun dalam pangkat terakhir.
- fotokopi sah DP-3 dalam 2 (dua) tahun terakhir.
- Tidak melampaui pangkat atasan langsungl.
- Belum mencapai pangkat tertinggi sesuai batas jenjang
pendidikan.
- surat pengantar dari instansi.
- Kenaikan pangkat anumerta:
a. fotokopi sah kartu pegawai.
b. berita acara dari pejabat yang berwajib tentang
kejadian yang mengakibatkan yang bersangkutan meninggal dunia.
c. visum et repertum dari dokter.
d. fotokopi sah surat keputusan pangkat terakhir.
e. fotokopi sah surat keputusan jabatan
terakhir.
f. fotokopi sah surat perintah penugasan atau
surat keterangan yang menerangkan bahwa calon pegawai negeri sipil/pegawai
negeri sipil tersebut meninggal dunia dalam rangka menjalankan tugas
kedinasan.
g. laporan dari pimpinan unit kerja
serendah-rendahnya eselon III kepada pejabat pembina kepegawaian.
h. fotokopi sah keputusan sementara tentang kenaikan
pangkat anumerta.
i. fotokopi sah ijazah terakhir.
j. surat pengatar dari Instansi.
c) Prosedur Pemberian Kenaikan Pangkat
- Penetapan kenaikan pangkat pegawai negeri sipil untuk menjadi
pembina utama muda golongan ruang IV/c keatas dilkasanakan dengan
Keputusan Presiden setelah mendapat pertimbangan teknis Kepala Badan
Kepegawaian Negara berdasarkan usul dari Pejabat Pembina Kepegawaian
Pusat/Daerah.
- Surat pengantar usulan kenaikan pangkat bagaimana tersebut
pada nomor 1, disampaikan kepada Presiden dan tembusannya kepada Badan
Kepegawaian Negara.
- Tembusan surat pengantar yang disampaikan kepada Badan
Kepegawaian Negara dilengkapi dengan berkas usulan.
- Tembusan surat pengantar dan usulan kenaikan pangkat tersebut
diajukan dalam rangkap 6 (enam) serta dilampiri dengan bahan-bahan yang
diperlukan.
- Pelaksanaan kenaikan pangkat pegawai negeri sipil
daerah berdasarkan usulan dari instansi kepada pejabat
pembina kepegawaian daerah untuk dapat dipertimbangkan kenaikan pangkatnya.
- Semua berkas usulan kenaikan pangkat yang telah masuk kepada
pejabat pembina kepegawaian kemudian diverifikasi berdasarkan ketentuan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
- Berkas usulan kenaikan pangkat yang telah memenuhi syarat oleh
pejabat pembina kepegawaian diusulkan kepada Kantor Regional Badan Kepegawaian
Negara untuk mendapatkan pertimbangan teknis tentang kenaikan pangkat tersebut.
- Dalam pelaksanaan penyelesaian tentang kenaikan pangkat
pejabat pembina kepegawaian daerah menetapkan kenaikan pangkat berdasarkan
pertimbangan teknis dari Kepala Kantor Regional Badan Kepegawaian Negara untuk
penata tingkat I golongan ruang III/d ke bawah oleh Bupati dan
untuk pembina golongan ruang IV/a serta pembina tingkat I golongan
ruang IV/b oleh Gubernur.
- Kenaikan pangkat pilihan yang menduduki jabatan struktural,
menunjukkan prestasi luar biasa baiknya, dan menemukan penemuan baru bagi
negara diusulkan setelah mendapat pertimbangan dari Badan Pertimbangan Jabatan
dan Kepangkatan (Baperjakat).
- Keputusan kenaikan pangkat dimaksud dapat dilakukan secara
kolektif maupun perorangan.
2. Pengangkatan Dalam Pangkat
- Pengangkatan Dalam Jabatan Struktural
Dalam setiap keputusan tentang pengangkatan dalam jabatan
struktural, harus dicantumkan nomer dan tanggal pertimbangan Baperjakat, eselon
dan beberapa tunjangan jabatan struktural.
PNS yang diangkat dalam jabatan struktural, termasuk PNS yang menduduki
jabatan structural yang ditingkatakan eselonnnya, selambatnya 30 hari sejak
penetapan pengangatannya wajib di lantik dan di ambil semuanya oleh pejabat
yang berwenang. Demikian juga yang mengalami perubahan nama jabatannya atau
perubahan fungsi dan tugas jabatan makan PNS yang bersangkutan dilantik dsn
diambil sumpahnya kembali
PNS yang akan atau telah menduduki jabatan structural harus
mengikuti dan lulus Diklat Kepimpinan (Diklatpim) sesua dengan kopetensi yang
ditetapkan untuk jabatan tersebut. Artinya, PNS dapat diangkat dengan jabatan
srtuktural meskipun yang bersangkutan belum mengikutin dan lulus diklatpim.
Namaun demikian untuk meningkatkan kemampuan kepemimpinan dan menambah wawasan,
maka kepada PNS yang bersangkutan tetap diharuskan untuk mengikuti dan lulus
diklatpim yang di persyaratkan untuk jabatannya.
Dalam setiap keputusan tentang pengangkatan dalam jabatan structural, harus
di cantumkan nomer dan tanggal pertimbangan baperjakat, eselon dan besarnya jabatan
struktural.
C. Pengertian Jabatan
Jabatan atau accupation adalah sekumpulan pekerjaan
yang berisi tugas-tugas pokok yang mempunyai persamaan sesuai dengan satuan
organisasi.
Setiap jabatan mempunyai karakteristik
sendiri-sendiri, jabatan yang satu berbeda karakteristiknya dengan jabatan yang
lain. Karakteristik jabatan tersebut dapat dilihar dari Hasil Kerja, Bahan
Kerja dan Perangkat Kerja yang dipergunakan.
Eksistensi jabatan ditentukan oleh Hasil Kerja, karena
suatu jabatan diperlukan untuk menghasilkan hasil kerja. Untuk memperoleh hasil
kerja diperlukan Bahan Kerja. Untuk memproses bahan kerja menjadi hasil kerja
diperlukan Alat Kerja dengan Pelaksanaan Kerja. Jabatan dapat dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :
Jabatan struktural yaitu jabatan yang secara tegas ada
dalam struktur organisasi, kedudukan jabatan struktural bertingkat-tingkat dari
tingkat yang terendah yaitu Eselon IVb hingga tertinggi dari level Eselon Ia,
contoh jabatan struktural di PNS adalah Sekretaris Jenderal, Direktur Jenderal,
Kepala Biro dan Staf Ahli, sedangkan contoh jabatan struktural di
Pemda adalah Sekretaris Daerah, Kepala Dinas Kepala Badan dan Kepala Kantor,
Kepala Bagian, Kepala Bidang, Kepala Seksi, Camat, Sekretaris Camat, Lurah dan
Sekretaris Lurah.
Jabatan Fungsional yaitu jabatan yang tidak tercantum
dalam struktur organisasi tetapi dari sudut pandang tugas dan fungsi (tusi)
pekerjaannya tidak bisa terlepas dari struktur organisasi dan sangat diperlukan
oleh organisasi dan pelaksanaannya merupakan satu kesatuan, misalnya auditor
(Jabatan fungsional Auditor JFA) guru,dosen pengajar, arsiparis, perancang
peraturan perundang-undangan dan lain-lain.
1. Fungsi Jabatan Bagi Pegawai Dan Organisasi
Maupun Perusahaan
Fungsi jabatan bagi pegawai dan organisasi adalah mencerminkan tujuan dan
tata kerja suatu organisasi. Agar jabatan beserta fungsi-fungsi tersebut
menjadi konkret dan bergerak mencapai sasaran atau tujuan, harus ada pemangku
jabatan, yaitu para pejabat, seseorang yang duduk dalam suatu jabatan dengan
tugas dan wewenang untuk merealisasikan berbagai fungsi jabatan tertentu.
2. Hak Dan Kewajiban Pemangku Jabatan
a) Kewajiban
Pemangku Jabatan
Kewajiban Pemangku Jabatan adalah segala sesuatu yang wajib dikerjakan atau
boleh dilakukan oleh setiap Pemangku Jabatan berdasarkan sesuatu peraturan
perundang-undangan yang berlaku. Adapun kewajiban-kewajiban Pemangku Jabatan
tersebut dapat dirinci sebagai berikut:
1. Kewajiban yang
berhubungan dengan tugas di dalam jabatan. Kewajiban ini terkait dengan tugas
pokok dan fungsi unit kerja masing-masing Pemangku Jabatan.
2. Kewajiban yang
berhubungan dengan kedudukan Pemangku Jabatan pada umumnya.
Kewajiban ini terkait dengan kedudukan Pemangku Jabatan sebagai unsur aparatur
negara, abdi negara dan abdi masyarakat. Dapat dirinci sebagai berikut:
- Kewajiban yang ditetapkan dalam UU No.8 tahun 1974.
- Kewajiban menurut Peraturan Disiplin Pegawai.
- Kewajiban menurut Peraturan Tentang Izin Perkawinan dan
Perceraian bagi Pemangku Jabatan.
- Kewajiban mentaati jam kerja kantor dan pemberitahuan jika
tidak masuk kerja.
- Kewajiban menjaga keamanan negara dan menyimpan surat-surat
rahasia.
- Kewajiban mentaati ketentuan tentang pola hidup sederhana dan
larangan penerimaan pemberian hadiah.
- Kewajiban sebagai anggota KORPRI.
- Kewajiban mentaati larangan bekerja dalam lapangan swasta dan
usaha-usaha/kegiatan-kegiatan yang wajib mendapat ijin.
- Kewajiban mentaati larangan menurut kitab UU hukum pidana.
- Kewajiban mentaati peraturan tentang larangan korupsi.
- Kewajiban mentaati peraturan tentang larangan mengerjakan
judi.
- Kewajiban mentaati peraturan tentang keanggotaan partai
polotik.
- Kewajiban PNS yang tidak berhubungan dengan tugas dalam jabatan
dan tidak berhubungan dengan kedudukan sebagai Pemanagku
Jabatan pada umumnya.
- Kewajiban ini terkait dengan pasal 5, 28 dan 29 UU No.8 tahun
1974.
b) Hak Pemangku Jabatan
Hak-hak Pemangku Jabatan adalah sesuatu yang diterima oleh Pemanku Jabatan
dengan persyaratan-persyaratan tertentu yang harus dipenuhi, antara lain:
- Gaji.
- Gaji Pemangku Jabatan.
- Perhitungan masa kerja.
- Kenaikan gaji pokok.
- Tunjangan.
- Kenaikan Pangkat.
- Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan.
- Cuti.
- Tunjangan cacat dan uang duka.
- Kesejahteraan.
- Pensiun.
3. Pejabat Yang Berwenang Dalam Jabatan Tertentu
Pejabat yang berwenang adalah pejabat yang mempunyai kewenangan mengangkat
dan atau memberhentikan pegawai negeri berdasarkan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
Team 2AP musika17
Ayu Lestari
Dewi Safitri
Rama Haris Lutfi
Tegar Azhar Firdaus
Wakhid Nur Alfat
