Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian

Materi 2

ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

A.  Memahami Tata Cara Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian

Dalam peraturan Kepala BKN Nomor 18 Tahun 2011, tanggal 18 Juli 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil, diuraikan mengenai peraturan yang menjadi pedoman bagi Instansi Pusat maupun Daerah.

Pedoman ini digunakan dalam pengelolaan tata naskah kepegawaian PNS, baik dalam bentuk dokumen fisik maupun image document. Tujuannya agar dapat terwujud sistem informasi kepegawaian yang terintegrasi secara nasional.

Tata naskah kepegawaian PNS menurut pedoman ini adalah sistem penyimpanan dan pengelolaan dokumen kepegawaian sejak diangkat sebagai calon PNS / PNS hingga mencapai batas usia pensiun, yang berupa surat – surat keputusan yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang di bidang kepegawaian.

Pengelolaan dokumen kepegawaian yang baik dan optimal dapat memudahkan proses peremajaan data kepegawaian yang tersimpan secara elektronik dalam database kepegawaian, sehingga didapatkan kecocokan data antara dokumen fisik dengan data elektronik.

Seorang pegawai administrasi harus dapat menangani dokumen dari berbagai jenis arsip kepegawaian PNS dengan baik. Penanganan dokumen tersebut pada dasarnya hampir sama seperti penanganan dokumen lain pada umumnya. Yang membedakan adalah pencatatan berbagai dokumen tersebut pada buku arsip masing-masing.

Pada umumnya penanganan dokumen dibagi dalam 3 bagian yakni:

1.    Pengurusan/Penanganan Dokumen

2.    Penyimpanan dan Penataan Arsip Dokumen

3.    Penemuan kembali dan Peminjaman Arsip Dokumen

1.    Cara Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian

Penyimpanan dan penemuan kembali arsip dokumen kepegawaian sama prosesnya dengan dokumen lainnya. Hanya saja, untuk pengurusan dan penanganan dokumen kepegawaian yang membedakan adalah pada buku pencatatan masing-masing dokumen arsip kepegawaian.

Buku pencatatan arsip yang digunakan dalam hal ini disebut juga buku penjaga administrasi kepegawaian. Adapun buku pencatatan arsip tersebut terdiri dari:

1)    Daftar Kepemilikan Kartu Tunjangan Pensiun (TASPEN)

2)    Daftar Nama Pejabat Struktural

3)    Daftar Nama Pejabat Fungsional

4)    Daftar Cuti Pegawai Negeri Sipil

5)    Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat (KP) Pegawai NegeriSipil (PNS)

6)    Buku Penjagaan Kenaikan Gaji Berkala (KGB) Pegawai Negeri Sipil (PNS)

7)    Daftar Kepemilikan Kartu Istri / Suami (KARIS / KARSU)

8)    Daftar Kepemilikan Kartu Pegawai Negeri Sipil (KARPEG)

9)    Daftar Kepemilikan Kartu Asuransi Kesehatan (ASKES)

10) Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai Negeri Sipil (PNS) Daerah

11) Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya

12) Buku Catatan Pelanggaran Disiplin Pegawai Negeri Sipil (PNS)

13) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat

14) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Belajar

15) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas - Tugas Lainnya

16) Buku Induk Pegawai Negeri Sipil (PNS)

Bentuk format dari masing - masing buku penjaga administrasi kepegawaian dapat dibuat menyesuaikan dokumen yang akan dicatat pada buku tersebut. Format yang dibuat mengikuti informasi yang terdapat pada masing-masing dokumen kepegawaian.

Penanganan dokumen administrasi kepegawaian dapat dilakukan dengan cara, sebagai berikut :

1)    Menghimpun : Menghimpun adalah kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang diperlukan untuk keperluan tertentu yang sebelumnya masih belum diklasifikasikan penghimpunannya.

2)    Mencatat : mencatat adalah kegiatan membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada dokumen yang masih dianggap penting, dengan tujuan agar tulisan dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

3)    Mengolah : mengolah yakni mencakup macam - macam kegiatan yang dilakukan dengan cara mengolah berbagai keterangan yang ada dengan tujuan untuk menyajikan maksud yang lebih bermanfaat.

4)    Menggandakan : menggandakan adalah kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara tertentu sebanyak jumlah tertentu sesuai yang diinginkan.

5)    Mengirim : mengirim merupakan bentuk kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan menggunakan alat dan perantara.

6)    Menyimpan : menyimpan adalah kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu, dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa digunakan suatu saat nanti ketika diperlukan.

2.    Cara Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian

Sedangkan untuk memelihara dokumen pada administrasi kepegawaian, dapat dilakukan dengan beberapa cara, tergantung pada bentuk dokumen yang dikelola. Bentuk dokumen tersebut dapat berupa data fisik maupun data digital.

a.    Data Fisik

Untuk penyimpanan dokumen berupa fisik artinya penyimpanan dokumen atau file tersebut berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut sebagai bentuk arsip, yaitu menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dengan diberi label tertentu.

b.    Data Digital

Pada penyimpanan dokumen berupa data digital, hal ini merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data komputer atau hasil scanning dari file data fisik.

Terdapat beberapa kelebihan dari penyimpanan dengan sistem data digital yang menjadi pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan. Kelebihan penyimpanan sistem data digital yakni :

1)    Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan sistem data digital ini karena sebagian proses pengolahan data dapat dilakukan oleh sistem komputer.

2)    Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat. Ini karena data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan juga dalam bentuk Compact Disk. Berbeda dengan data konvensional yang bila semakin ditambah datanya maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.

3)    Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan pada setiap saat sesuai kebutuhan. Apabila terjadi kerusakan data maka data pada back-up yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Sedangkan jika pada data konvensional, apabila dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang tempat penyimpanan data.

4)    Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada proses manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem.

5)    Sistem data digital akan memberikan kemudahan akses terhadap data. Penggunaannya sangat fleksible dan distribusi data digital juga lebih mudah ketika diperlukan.

B.  Membuat Perbandingan Cara Penanganan Pemeliharaan

1.    Biasakan menyimpan dokumen mengenai kepegawaian dalam tempat khusus.

2.    Aturlah letak penyimpanan dokumen sesuai kronologis tanggal tahun atau sesuai masalahnya.

3.    Jangan gunakan dokumen ada ditempat aman.

4.    Pastikan dokumen ada ditempat aman.

5.    Jauhkan dari air, minyak dan panas matahari.

6.     Taburkan kamper atau beri butir penyerap air (slice gel) dalamrak/lemari.

7.    Bolak balikkan dokumen setiap 3 bulan sekali diruang terbuka agar tidak lembab/lengket.

8.    Hindari sesering mungkin mengfotocopy dokumen karna memperpendek umur dokumen

9.      Bila terpaksa mengambil dokumen anda untuk keperluan tertentu, pastikan memberi penanda ditempatnya.

10. Dokumen dibuat dalam bentuk digital agar salinannya juga aman denganmenggunakan scanner.

C. Rubrik Tentang Cara Pemeliharaan Dokumen

1.    Pengaturan ruangan.

Ruang penyimpanan arsip harus:

Dijaga agar tetap kering (temperatur ideal antara 60°-75°F, dengan kelembaban antara 50-60%).

Terang (terkena sinar matahari tak langsung).

Mempunyai ventilasi yang merata.

Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya.

2.    Tempat penyimpanan arsip.

Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara diantara berkas yang disimpan.

3.     Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip.

Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barns di tempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala.

4.    Larangan-larangan.

Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan, antara lain:

Dilarang membawa dan/atau makan ditempat penyimpanan arsip.

Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran).

5.    Kebersihan.

Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain. Tujuan pemeliharaan arsip adalah:

Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip suclah tersimpan pada tempat yang seharusnya.

Agar penanggung jawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah sesuatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.

a.    Sistem Perawatan Dokumen/Arsip

Menurut Sedarmayanti (2003: 112), bermacam-macam cara untuk mencegah rusaknya arsip, antara lain dengan cara:

1.    Penggunaan Air Condition.

Dalam ruangan penyimpanan, menyebabkan kelembaban dan kebersihan udara dapat diatur dengan baik.

Baca: Sistem Penyusutan Arsip dan Pemusnahan Dokumen

2.    Fumigasi.

Yaitu menyemprotkan bahan kimia untuk mencegah/membasmi serangga atau bakteri. Fumigasi dapat dilakukan dengan 4 cara yaitu:

Fumigasi untuk seluruh gudang.

Fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip.

Fumigasi untuk beberapa bundel arsip.

Fumigasi rutin.

3.    Restorasi arsip.

Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu:

Tradisional, yaitu dengan cara melapiskan kertas handmade dan chiffon.

Laminasi, yaitu pekerjaan menutup kertas/arsip diantara 2 lembar plastik.

4.    Mikrofilm.

Adalah suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Ini adalah salah satu cara yang digunakan untuk mencegah kerusakan arsip.

Suhu dan kelembaban ruangan pada tingkat yang ideal, tiap bulan tempat penyimpanan dokumen/arsip disemprot dengan racun serangga, di atas rak selalu diletakkan kapur barus pada jarak yang berdekatan, setiap ruangan disediakan alas pemadam api dan setiap saat ruangan harus dikontrol dari kemungkinan bocor(terutama pada musim hujan). Teknik merawat dokumen/ arsip dapat di lakukan dengan cara menghilangkan asam dan setelah i tu dokumen/arsip yang asamnya sudah dihilangkan direstorasi.

b.    Sistem Pemeliharaan dan Pengamanan Dokumen/Arsip  

Menurut Widjaja  (1990: 20), Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan pada Bab I Pasal 3, yang berbunyi sebagai ber ikut : Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

Menurut Abu Bakar (1997: 92), yang dimaksud pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Dalam UU No.7 tahun 1971 pasal 11, tentang ketentuan pidana:

Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a undang-undang ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.

Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini, yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedangkan  isinya diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun.

Tindak pidana yang termaksud dalam ayat (1) dan ayat (2) pasal ini adalah kejahatan.

c.    Peralatan Arsip dan Sistem Penataan Dokumen

Menurut Sedarmayanti (2003:  109-110), secara fisik, semua arsip harus diamankan dari segi kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal dan external.

1.    Faktor Internal

Yang terdiri dari: kualitas kertas, tinta dan bahan perekat yang bersentuhan dengan kertas.

2.    Faktor External

Yang dapat mempengaruhi kerusakan terhadap dokumen/arsip: lingkungan, sinar matahari, debu, serangga dan kutu serta jamur.

Dokumen/arsip vital ialah dokumen/arsip yang sangat penting bagi kelangsungan hidup organisasi sehingga perlu dipelihara secara abadi selama organisasi yang bersangkutan masih ada. Menurut Sedarmayanti (2003:111), jenis dokumen/arsip vital adalah:

1.        Sertifikat.

2.        Akte pendirian perusahaan.

3.        Gambar teknik bangunan maupun peralatan.

4.        Site plan.

5.        Surat-surat berharga/surat-surat kepemilikan obligasi.

6.        Sertifikat asli deposito.

7.        Master database.

8.        Sertifikat jaminan/agunan.

Menurut Martono  (1994:  84-85), ancaman terhadap dokumen/arsip vital dapat dibagi dalam 4 kelompok, yaitu:

1.    Kerusakan.

Kerusakan terhadap dokumen/arsip (elektronik maupun konvensional) dapat disebabkan karena perang, bencana alam ataupun akibat kecerobohan manusia.

2.    Hilang.

Media magnetik atau optik dan tipe arsip lainnya dapat hilang karena dicuri, salah meletakkan dalam penyimpanan, atau karena sebab lain.

3.    Pemalsuan.

Disket magnetik, optical disk, magnetik tape, sangat mudah dipalsukan. Pemalsuan dapat dilakukan dengan pengubahan terhadap informasinya. Apa yang disebut kena virus adalah termasuk kejahatan arsip komputer.

4.    Penyingkapan.

Penyingkapan dokumen/arsip elektronik atau konvensional yang vital dapat disebabkan karena aktivitas spionase, penyadapan elektronik atau dengan cara menyuap. 


TEAM 2 AP Musika17
-Ayu Lestari
-Dewi Safitri
-Rama Haris Lutfi
-Tegar Azhar Firdaus
-Wakhid Nur Alfat